A comunicação efetiva é um dos pilares principais de qualquer empresa, não é mesmo? Não é à toa, portanto, que os ambientes de trabalho compartilhados e as salas de reunião, estejam cada dia mais bem preparados para que as equipes possam se comunicar e trabalhar com eficiência.
Assim, diversas empresas têm se adaptado a um estilo estético e cultural que promove a integração entre espaços e não mais o isolamento por meio de cabines ou pequenos espaços fechados por quatro paredes.
Enfim, entendeu-se que o crescimento e a produtividade estão intimamente atrelados ao entrosamento e diálogo tanto entre equipes quanto entre a diretoria e demais cargos.
Nesse sentido, as salas de reunião oferecem às pessoas a possibilidade de um contato rápido, direto e eficiente. Discussão de planejamentos, feedbacks e coleta de informações são alguns dos exemplos de situações que fazem parte do cotidiano desse espaço.
MUDANÇAS FÍSICAS E CONCEITUAIS
Atualmente, diferentes empresas têm apostado em “lounges corporativos”. Isto é: um local estrategicamente planejado com diversas mesas de reunião, puffs, e até mesmo mini arquibancadas ao invés de apenas uma mesa grande.
Assim, cria-se um grande espaço para discussões de pequenos grupos ou um ambiente inteiro para o encontro de um time numeroso. Somam-se conforto, modernidade e informalidade com o objetivo de agregar experiência e melhorar a comunicação.
No momento pós-pandêmico em que vivemos, faz-se ainda uma ponderação: as reuniões nem sempre têm acontecido com todos presentes fisicamente. Ou seja, as videoconferências são cada vez mais comuns. Isso certamente facilita o contato, porém também transforma o ambiente de reunião em um cenário enriquecedor para a marca da empresa, principalmente durante apresentações para clientes e fechamentos de parcerias.
Dessa forma, as salas de reunião não são mais destinadas apenas aos rostos habituais. Pessoas de fora, em outro lugar da cidade ou do país, podem ser recebidas digitalmente na empresa e merecem uma recepção adequada.
Construir um “espaço cenográfico” atrativo como pano de fundo das reuniões é um excelente começo e falaremos sobre isso no decorrer do texto.
A ESTÉTICA FOCADA NO DIGITAL
O mundo não acontece somente no offline. Estar conectado digitalmente tem o poder de transformar pequenas em grandes empresas através da agilidade na transmissão de informações e da quantidade de pessoas que podem ser impactadas. Logo, é incomum que empresas, dos mais diversos setores, estejam fora do campo online.
Mas, afinal, o que isso tem a ver com as salas de reunião? Simples: são necessários cada vez mais recursos tecnológicos para videochamadas, videoconferências e quaisquer meios que consigam globalizar e/ou potencializar a comunicação.
Isso quer dizer que os ambientes de reunião são compartilhados virtualmente através de encontros e se tornam o cenário perfeito para o fortalecimento das marcas. Tanto é que, atualmente, a procura por melhorar drasticamente a estética desses ambientes é considerável.
Televisores grandes e modernos, iluminação focada, letreiros de fundo, isolamento acústico e outros tantos elementos estão contribuindo para as melhorias. As reuniões, agora, ocorrem de dentro para fora e com isso a possibilidade de propagar, difundir e promover não somente discussões, mas o nome e valores da empresa.
COMO MONTAR SALAS DE REUNIÃO
Para se montar uma sala de reunião, precisa-se primeiro entender quais os objetivos desse espaço para a empresa. Para isso, questione:
- Quantas pessoas, em média, utilizarão o espaço?
- A sala será bastante ou pouco utilizada durante a semana?
- Haverá necessidade de aparatos tecnológicos para videoconferências/ reuniões online ou as reuniões serão apenas presenciais?
- Os encontros serão de caráter privado/sigiloso ou podem ocorrer em espaços mais abertos e integrados?
- Esse ambiente será usado apenas por um grupo específico ou todos da empresa terão acesso?
A partir dessas respostas, você começará a entender quais as necessidades específicas da sua empresa e quais as prioridades de investimento. Afinal, se você precisa somente de um espaço para reuniões mensais e presenciais com membros da Diretoria, por exemplo, não faz sentido estourar o orçamento com tecnologias e dispositivos que serão pouco ou nada utilizados, correto?
Veja os pontos principais que devem ser analisados para a montagem de uma sala de reunião:
- Espaço físico suficiente para comportar todas as pessoas confortavelmente
- Mobiliário ergonômico e condizente com a cultura da empresa
- Acústica
- Iluminação
- Tecnologias necessárias: microfone, televisor, computador, câmera etc
- Decoração
- Climatização
- Elementos de reforço de marca: logomarca de fundo, painéis com cores da empresa, slogan etc.
Por fim, para saber mais a respeito das principais mudanças estéticas e funcionais das salas de reunião, assista a esse bate-papo rápido com os arquitetos da +2Arquitetura, André e Paula.
